01 Responsable y contacto
El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en este aviso es Luis Alberto Elías Burgara, persona física que opera comercialmente bajo el nombre Leadnify (en adelante, "Leadnify", "nosotros").
- Domicilio para oír y recibir notificaciones: se proporciona a la persona titular que lo solicite al correo hola@leadnify.ai.
- Correo para privacidad y derechos ARCO: hola@leadnify.ai
- Sitio web: https://leadnify.ai
Las solicitudes relacionadas con tus datos personales las atiende el área de privacidad de Leadnify a través del correo indicado.
02 Nuestro papel: responsable o encargado
Leadnify ofrece a negocios de distintos giros (por ejemplo, clínicas y consultorios, comercios y empresas de servicios) un asistente de inteligencia artificial que atiende por WhatsApp a sus clientes, pacientes o prospectos (en adelante, "usuarios finales"). Por eso tratamos datos personales en dos calidades distintas:
- Como responsable, respecto de los datos de las personas que visitan nuestro sitio web, que nos contactan, y de los negocios que contratan nuestro servicio (y sus representantes). En estos casos decidimos sobre el tratamiento y este aviso es el que te aplica directamente.
- Como encargado, respecto de los datos de los usuarios finales que escriben al WhatsApp de cada negocio cliente. En este caso, el responsable es el negocio cliente, y Leadnify trata esos datos únicamente por cuenta de ese negocio, conforme a sus instrucciones y para prestarle el servicio.
Si le escribes por WhatsApp a un negocio que usa Leadnify: el aviso de privacidad que te aplica principalmente es el de ese negocio. Te recomendamos consultarlo y dirigir tus solicitudes sobre tus datos directamente a él. Si nos escribes a nosotros, haremos llegar tu solicitud al negocio correspondiente y le apoyaremos para atenderla.
03 Datos personales que tratamos
a) Visitantes del sitio y clientes de Leadnify (como responsable)
- Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, número de teléfono o WhatsApp.
- Datos laborales o del negocio: nombre de la empresa, puesto y giro.
- Datos de facturación: razón social, RFC, régimen fiscal, domicilio fiscal y correo para facturas.
- Contenido de las conversaciones que sostengas con nosotros por WhatsApp, correo u otros medios.
- Datos que nos proporciones en los formularios del sitio para descargar plantillas y recursos gratuitos: nombre, correo electrónico, giro del negocio y, de forma opcional, número de WhatsApp. Junto con ellos registramos datos técnicos del envío: la campaña o red social de la que llegaste (parámetros UTM), la página de origen, la página del formulario y la fecha y hora.
- Datos de navegación del sitio web recabados mediante cookies y tecnologías similares (ver la sección Cookies y tecnologías de rastreo).
b) Usuarios finales de los negocios clientes (como encargado)
- Nombre y número de WhatsApp.
- Contenido de los mensajes de texto que envíen al WhatsApp del negocio.
- Notas de voz (audios) e imágenes que compartan en la conversación.
- Datos de citas o solicitudes: fecha, hora, producto o servicio solicitado y su estado.
- Historial de la conversación y datos técnicos asociados (por ejemplo, fecha y hora de los mensajes).
04 Datos personales sensibles
Dependiendo del giro del negocio cliente, los usuarios finales pueden compartir en la conversación datos personales sensibles. El caso más común es el de negocios del sector salud (clínicas, consultorios y similares), donde pueden compartirse datos sobre el estado de salud, por ejemplo: tratamientos de interés, padecimientos o condiciones, alergias, medicamentos o fotografías de una zona a tratar.
- Leadnify no solicita estos datos para fines propios y solo los trata como encargado, en la medida necesaria para prestar el servicio al negocio cliente.
- Obtener el consentimiento expreso y por escrito de los usuarios finales para el tratamiento de sus datos sensibles, en los términos que exige la ley, es responsabilidad de cada negocio cliente como responsable.
- Protegemos estos datos con las medidas descritas en la sección Medidas de seguridad, con acceso restringido a las personas que lo necesitan para operar o dar soporte al servicio, y no los usamos para publicidad ni los vendemos.
Para los visitantes del sitio y clientes de Leadnify no recabamos datos personales sensibles.
05 Finalidades del tratamiento
Finalidades primarias (necesarias para el servicio)
- Prestar el servicio contratado: configurar y operar el asistente de IA para WhatsApp del negocio cliente.
- Responder los mensajes de los usuarios finales y, cuando hace falta, pasar la conversación a una persona del negocio.
- Consultar disponibilidad y agendar, modificar o cancelar citas en el calendario del negocio cliente.
- Guardar el historial de conversaciones para dar contexto a las respuestas y generar las métricas del servicio para cada negocio cliente.
- Atender solicitudes de información, cotizaciones y contacto que nos hagas a través del sitio web o de WhatsApp.
- Enviarte por correo la plantilla o el recurso gratuito que solicites en los formularios del sitio.
- Dar soporte técnico, mantenimiento y atención a incidencias.
- Facturar, cobrar y cumplir obligaciones fiscales y legales.
Finalidades secundarias (no necesarias para el servicio)
- Generar métricas y estadísticas agregadas para mejorar nuestro servicio. Cuando se basen en conversaciones de usuarios finales, solo se harán con información disociada, es decir, que no permita identificar a ninguna persona, y en los términos que permita el contrato con el negocio cliente.
- Enviar a nuestros clientes y prospectos (incluidas las personas que descarguen plantillas o recursos), por correo o WhatsApp, contenido útil relacionado, información sobre nuestros servicios, novedades e invitaciones.
- Medir de qué campañas y redes sociales llegan las personas que descargan nuestros recursos.
¿No quieres que usemos tus datos para las finalidades secundarias? Puedes negarte en cualquier momento enviando un correo a hola@leadnify.ai con el asunto "Finalidades secundarias", o respondiendo "BAJA" a cualquier comunicación comercial. Tu negativa no afectará el servicio que contrataste ni la atención que recibes.
06 Uso de inteligencia artificial
El asistente funciona con modelos de inteligencia artificial de un tercero, OpenAI. Para prestar el servicio, el contenido de las conversaciones se envía a esos modelos con las siguientes finalidades:
- Comprender los mensajes y generar las respuestas del asistente.
- Transcribir a texto las notas de voz.
- Describir o interpretar las imágenes que se compartan en la conversación.
Las respuestas se generan de forma automatizada y pueden contener errores; por eso el servicio permite que una persona del negocio cliente revise las conversaciones y tome el control cuando sea necesario. Leadnify no usa las conversaciones para entrenar modelos de inteligencia artificial propios ni de terceros. Según las políticas que OpenAI publica para su API, la información enviada a través de ella no se utiliza para entrenar sus modelos, salvo que el usuario de la API lo autorice expresamente; OpenAI puede conservarla de forma temporal conforme a sus propias políticas.
07 Proveedores y transferencias
Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores tecnológicos que tratan datos personales por cuenta de Leadnify o del negocio cliente, como personas encargadas (lo que antes se conocía como "remisión"). Estos proveedores solo pueden usar los datos para las finalidades indicadas. Algunos se ubican fuera de México, por lo que el tratamiento puede implicar el envío de datos a otros países, principalmente a Estados Unidos.
| Proveedor | Para qué | Ubicación |
|---|---|---|
| Meta (WhatsApp Business Platform / Cloud API) | Enviar y recibir los mensajes de WhatsApp entre el negocio cliente y sus usuarios finales. | Estados Unidos y otros países donde Meta opera infraestructura. |
| OpenAI | Procesar el lenguaje para generar respuestas, transcribir audios y describir imágenes. | Estados Unidos. |
| Google (Google Calendar API y Gmail API) | Consultar disponibilidad y crear o modificar citas en el calendario del negocio cliente; enviar notificaciones internas por correo. | Estados Unidos y otros países donde Google opera infraestructura. |
| Hostinger | Alojar el servidor (VPS) donde operan n8n, Chatwoot y las bases de datos (PostgreSQL y Redis), así como el sitio web y el correo electrónico con el que te enviamos los recursos que solicitas (hola@leadnify.ai). | Centros de datos de Hostinger, que pueden ubicarse fuera de México. |
| Chatwoot y n8n (autoalojados) | Bandeja de conversaciones y automatizaciones, incluida la recepción de los formularios del sitio y el envío de las plantillas por correo. Es software que Leadnify opera en su propio servidor, por lo que no implica entregar los datos a otra empresa. | Servidor de Leadnify en Hostinger. |
| Google (Google Tag Manager y Google Analytics) | Medir el uso del sitio web leadnify.ai. | Estados Unidos. |
| Cloudflare (Turnstile) | Verificar que quien envía un formulario es una persona y no un programa automatizado, a partir de datos técnicos del navegador y la dirección IP. | Estados Unidos y otros países donde Cloudflare opera infraestructura. |
Transferencias a terceros
Leadnify no vende ni transfiere tus datos personales a terceros distintos de los proveedores anteriores para finalidades propias de esos terceros. Solo podríamos transferirlos sin tu consentimiento en los casos que la ley permite, por ejemplo, cuando lo exija una ley o una autoridad competente, o cuando sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. Por lo tanto, no realizamos transferencias que requieran tu consentimiento.
En el caso de los datos de usuarios finales, Leadnify no los comparte con nadie más que con los proveedores necesarios para prestar el servicio al negocio cliente y conforme a sus instrucciones.
08 Datos de usuario de Google
Cuando un negocio cliente conecta su cuenta de Google, Leadnify accede a datos de las APIs de Google únicamente para estas funciones:
- Google Calendar: leer los eventos y la disponibilidad del calendario autorizado para ofrecer horarios a los usuarios finales, y crear, modificar o cancelar los eventos de las citas que se agenden a través del asistente.
- Gmail: únicamente enviar notificaciones internas por correo (por ejemplo, avisos de una nueva cita o de una conversación que requiere atención). Leadnify no lee, organiza ni almacena el contenido de la bandeja de entrada.
Respecto de esos datos:
- Solo se usan para prestar y mejorar las funciones del servicio visibles para el negocio cliente descritas arriba.
- No se venden, no se transfieren a plataformas de publicidad ni a corredores de datos, y no se usan para publicidad de ningún tipo, incluidos anuncios personalizados o de retargeting.
- No se usan para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos generalizados de inteligencia artificial o aprendizaje automático.
- Ninguna persona los lee, salvo con autorización expresa del negocio cliente sobre datos específicos, cuando sea necesario por seguridad (por ejemplo, para investigar un abuso), para cumplir con la ley, o en forma agregada para operaciones internas.
- Solo se comparten con los proveedores indicados en este aviso cuando es necesario para dar la función solicitada (por ejemplo, para que el asistente redacte la respuesta con los horarios disponibles).
El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las APIs de Google por parte de Leadnify se ajustarán a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google (Google API Services User Data Policy), incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).
Leadnify's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
El negocio cliente puede retirar en cualquier momento el acceso de Leadnify a su cuenta desde la configuración de permisos de su cuenta de Google, o solicitándolo a hola@leadnify.ai. Al hacerlo, el asistente dejará de poder consultar y agendar citas.
09 Derechos ARCO
Tienes derecho a Acceder a tus datos personales, Rectificarlos si son inexactos o están incompletos, Cancelarlos cuando consideres que no se requieren para las finalidades señaladas, y Oponerte a su tratamiento por causa legítima.
Cómo ejercerlos
Envía tu solicitud al correo hola@leadnify.ai con el asunto "Derechos ARCO". La solicitud debe contener:
- Tu nombre y un domicilio, correo u otro medio para recibir la respuesta.
- Los documentos que acrediten tu identidad (por ejemplo, una identificación oficial) o, si actúas por medio de un representante, los que acrediten su identidad y su representación.
- La descripción clara y precisa de los datos sobre los que quieres ejercer el derecho (salvo en el derecho de acceso).
- El derecho que quieres ejercer o lo que solicitas.
- Cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de tus datos.
Si solicitas una rectificación, indica también las modificaciones que deben hacerse y adjunta la documentación que las respalde.
Plazos y costo
- Te comunicaremos nuestra respuesta en un plazo máximo de 20 días hábiles contados desde que recibamos tu solicitud.
- Si resulta procedente, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en que te comuniquemos la respuesta.
- Estos plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual, cuando las circunstancias del caso lo justifiquen; en ese caso te lo informaremos.
- El ejercicio de los derechos ARCO es gratuito. Solo podrían cobrarse los costos de reproducción, copias o envío, conforme a la ley.
Si se trata de datos de usuarios finales
Como Leadnify actúa como encargado, las solicitudes sobre datos de usuarios finales deben dirigirse al negocio cliente que es responsable de ellos. Si las recibimos, las canalizaremos sin demora a ese negocio y le apoyaremos para que pueda atenderlas.
Autoridad competente
Si no recibes respuesta o no estás de acuerdo con ella, puedes presentar una solicitud de protección de datos ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, que es la autoridad en materia de protección de datos personales en posesión de particulares, dentro de los 15 días hábiles siguientes a que te comuniquemos la respuesta, o a partir de que venza el plazo de respuesta si no la recibes.
10 Revocación del consentimiento y limitación del uso o divulgación
Puedes revocar en cualquier momento el consentimiento que nos hayas otorgado para el tratamiento de tus datos personales, sin que la revocación tenga efectos retroactivos. También puedes pedirnos que limitemos el uso o la divulgación de tus datos, por ejemplo, para dejar de recibir comunicaciones comerciales.
Para ello, envía un correo a hola@leadnify.ai con el asunto "Revocación" o "Limitación de uso", indicando tu nombre, un medio de contacto y lo que solicitas. Te responderemos en los mismos plazos que para los derechos ARCO.
Ten en cuenta que, si revocas el consentimiento para una finalidad primaria, es posible que no podamos seguir prestándote el servicio. En algunos casos, por obligación legal, no podremos atender la revocación de inmediato (por ejemplo, respecto de datos de facturación que debemos conservar).
11 Conservación de los datos
- Conversaciones de usuarios finales: se conservan durante 12 meses contados desde la última interacción del usuario final, o el plazo menor que indique el negocio cliente. Al terminar el contrato con el negocio cliente, los datos se devuelven o eliminan conforme a sus instrucciones en un plazo máximo de 30 días naturales.
- Prospectos y personas que descarguen plantillas o recursos: se conservan durante 24 meses contados desde su última interacción con Leadnify, o antes si nos pides darte de baja o eliminar tus datos.
- Clientes de Leadnify: mientras exista la relación comercial y, después, durante 5 años la información fiscal y de facturación, conforme a las disposiciones fiscales aplicables, o el tiempo necesario para atender posibles responsabilidades.
Una vez cumplida la finalidad, los datos se bloquean (se conservan solo para atender posibles responsabilidades, sin usarse para ningún otro fin) y, al terminar ese periodo, se eliminan de forma segura de nuestras bases de datos y servidores.
12 Medidas de seguridad
Mantenemos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado, entre ellas:
- Cifrado de la información en tránsito mediante HTTPS/TLS.
- Acceso restringido a la información, solo para las personas que lo necesitan para operar o dar soporte al servicio.
- Servidores y paneles de administración protegidos con autenticación.
- Gestión controlada de credenciales y tokens de acceso a los servicios de terceros.
- Obligaciones de confidencialidad para las personas que intervienen en el tratamiento, incluso después de terminar su relación con Leadnify.
Si ocurriera una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa tus derechos patrimoniales o morales, te lo informaremos de inmediato para que puedas tomar las medidas necesarias. Si la vulneración afecta datos de usuarios finales, lo informaremos de inmediato al negocio cliente responsable.
14 Menores de edad
El sitio y el servicio de Leadnify están dirigidos a negocios y a personas mayores de edad. Si un negocio cliente atiende a menores de edad, le corresponde obtener el consentimiento de su padre, madre o tutor conforme a la ley.
15 Cambios a este aviso
Podemos modificar este aviso de privacidad por cambios en la ley, en nuestros servicios o en nuestros proveedores. Publicaremos siempre la versión vigente en https://leadnify.ai/privacidad, con su fecha de última actualización al inicio de esta página. Cuando los cambios sean relevantes, también lo informaremos por correo electrónico a nuestros clientes.
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